Les modèles de documents sont livrés de base pour être génériques. Pour une utilisation optimale dans votre établissement, voici quelques conseils à mettre en oeuvre avant une utilisation réelle de la gestion des documents dans PlaniPSY.
A. Entête
Nécessite le droit Paramétrage des modèles de documents
Pour personnaliser l’entête, rendez-vous dans le menu “Paramètres” puis dans l’onglet “Documents”.
Cliquez ensuite sur le lien “ ENTETE HOPPERTIZ PLANIPSY” présent en haut de page.
Vous pourrez ensuite personnaliser l’entête avec autant de liberté que n’importe quel modèle de document. Vous pouvez par exemple y insérer un logo, les informations sur l’établissement, écrire en gras, insérer automatiquement le numéro de dossier, l’IPP ou l’identifiant unique du document.
B. Modèles de documents
1. Définition des variables utilisables pour pré-remplir une information
Il existe deux types de variables pré-remplies, les variables au niveau Établissement (ex : nom du directeur) et les variables concernant une information liée au patient (ex : nom de jeune fille)
À l’étape de paramétrage des variables utilisables dans les modèles de document, ces deux types de variables sont administrables dans l’onglet “Variables” du menu “Paramètres”.
La première zone (“Niveau Établissement”) vous permet d’ajouter des variables qui seront globales, dont la valeur sera la même pour tous les dossiers. Une fois le nom et le type de variable choisis, il est possible de renseigner la valeur associée.
La deuxième zone (“Niveau Patient”) concerne la liste des variables qui pourront être remplies sur la fiche de chaque patient, chaque patient aura une valeur différente pour cette variable.
Il existe plusieurs types de variables, par défaut une variables est un champ texte, mais si vous préfixez le nom de la variable avec un mot clé de type, alors la variable pourra devenir de type date, sélecteur ou paragraphe par exemple.
La liste des types de variables est présentée dans un menu déroulant accessible à gauche du bouton “Enregistrer”.
Formatage de dates
Il existe un format de date qui vous donne plus de maîtrise sur les informations affichées.
Par défaut, l’application vous propose les formats suivants :
$date → vendredi 15 mai 2020
$datetime_D_MMMM_YYYY → 15 mai 2020
D’autres formats sont possibles (sans avoir de bouton d’accès rapide pour le moment.
2.Paramètres du modèle
Que ce soit lors de la création ou la modification d’un modèle, vous remarquerez au dessus de la zone contenant le corps du texte, un ensemble de paramètres pour le document.
1 – Nom du document : c’est le titre qui sera affiché dans les listes de documents sur l’application
2 – Catégorie de document : cette catégorie déterminera le pictogramme associé au document (situé juste à gauche ; dans cet exemple, le 24 écrit sur fond blanc pour représenter un certificat 24H). Ce pictogramme vous permettra de retrouver plus facilement les documents au moment de la génération en mode liste restreinte.
3 – Icône : Permet d’afficher une icône (associée au documents SDDE) et/ou (associée au documents SDRE). Ces icônes seront affichés en mode liste complète pour vous aider à distinguer les types de documents.
4 – Visibilité : ces cases à cocher permettent de restreindre l’affichage des documents en fonction des droits utilisateurs (profils administratifs et/ou médicaux).
5 – État de la prise en charge durant lequel ce document doit être mis en avant : les documents sont accessibles par deux listes, une liste réduite en fonction de l’état de la prise en charge coché ici, et une liste affichant tous les documents. La liste réduite permet grâce à ce paramètre de ne pas afficher une décision de maintien aux 72H lorsque le patient est en hospitalisation complète depuis assez longtemps par exemple.
6 – Liste des destinataires possibles pour le document : quand l’utilisateur générera le document, il pourra choisir d’afficher (ou non) un des destinataires prévus par le modèle (cf partie “génération de document” du document “Documentation utilisateurs”).
3.Association Modèle – Échéance
Il est possible d’associer une (ou plusieurs) échéances au modèle de document en cochant la case correspondant à l’échéance liée au modèle de document.
Cette association vous permettra d’arriver directement dans la génération du modèle associé en cliquant sur l’icone à droite de la ligne dans l’échéancier
ATTENTION : dans la version actuelle, si plusieurs modèles sont associés à une même échéance, alors au lieu d’arriver directement dans le modèle, vous serez dirigé vers la liste de tous les documents.
Dans une prochaine version, une popup vous permettra de choisir le bon modèle parmi la liste des modèles associés à l’échéance
4.Utilisation d’une variable avec valeur pré-remplie
Nous avons vu à la section “Définition des variables utilisables pour pré-remplir une information” qu’il est possible de définir des variables globales à l’établissement ou remplies pour chaque patient.
Ces variables, ainsi que certaines variables gérées directement par l’application comme le nom du patient, le numéro de dossier ou la date de dernière audience sont utilisables dans les modèles de documents. Quand vous utilisez ces variables dans un modèle, la valeur sera pré-remplie au moment de la génération du document. Pour la plupart, il sera toujours possible avant de générer le document de modifier la valeur.
Les variables accessibles sont visibles depuis le menu “Liste des variables” en haut à droite de la zone avec le corps du modèle.
exemple : {{patient ipp}} dans le corps du modèle sera automatiquement remplacée par le numéro IPP du patient défini lors de la création du dossier dans planiPSY.
5.Rendre une variable non modifiable par l’utilisateur
Il est possible de protéger une variable contre la modification par l’utilisateur. Par exemple si vous souhaitez renseigner automatiquement la valeur de l’IPP dans un modèle de document et que vous souhaitez être certain que l’utilisateur qui génère le document ne pourra pas modifier cette valeur à l’étape de génération.
Il suffit de préfixer la variable par le mot clé $static avant la variable préfixée éventuellement de son type.
Par exemple :
STATIC : {{$static patient nom}} ou {{$static $now date_heure_jour}}
affichera un souligné rouge sous la variable à l’étape de validation/saisie des valeurs pour générer le document. Si l’utilisateur clique sur une variable statique, un message lui indiquera qu’il ne peut pas modifier ce type de variable directement.
6.Variable nécessitant la saisie au moment de la production
Il est possible d’ajouter des variables non persistantes dont la valeur sera demandée à chaque génération du document.
Il suffit d’inscrire le nom de cette variable entre double accolades. exemple : {{motif de la visite}}
Au moment de la génération du document, une zone rouge “motif de la visite” sera cliquable et l’utilisateur pourra remplir avec le texte désiré.
Il est possible de déclarer un type pour les variables. La liste des types est visible en haut à droite dans le menu “Types de variables”.
Par exemple une variable {{$date visite}} sera reconnue comme attendant une date, et l’utilisateur pourra renseigner la valeur grâce à un calendrier.
Vous pouvez également insérer des images en cliquant sur l’icône
pour inclure directement dans le pdf généré le cachet de l’établissement par exemple.
Synchronisation des variables avec la GAM
Il est possible de définir une stratégie de mise à jour des informations selon les messages reçus de la GAM.
Cette stratégie peut être personnalisée pour chaque variable liée à la GAM. Vous pouvez par exemple choisir de synchroniser la profession, mais pas l’adresse.
Pour le moment les deux choix possibles sont :
- Ignorer : lors de la création de la mesure, les données les plus à jour de la GAM sont utilisées. Par contre une fois la mesure créée dans PlaniPSY, les modifications côté GAM ne sont pas reportées dans PlaniPSY.
- Synchroniser : Lors d’une mise à jour de l’information coté GAM, cette information sera également mise à jour dans PlaniPSY quand le message sera transmis de la GAM à PlaniPSY.
Cette synchronisation est transparente pour les utilisateurs.
